 |
Preglednice so programi, ki nudijo za številčne podatke enako moč, kot jo dajejo oblikovalniki besedil za tekst. Na koncu tega poglavja naj bi:
|
Preglednica je interaktivna računalniška aplikacija za organizacijo, analizo in shranjevanje podatkov v tabelarni obliki. Preglednice so bile razvite kot računalniška analogija papirnih listov za računovodstvo. Program deluje na podatke, vnesene v celice tabele. Vsaka celica lahko vsebuje številčne ali besedilne podatke ali rezultate formul, ki samodejno izračunajo in prikažejo vrednost na podlagi vsebine drugih celic.
Celice preglednice so razvrščene v vrstice in stolpce. Stolpci so običajno predstavljeni s črkami, "A", "B", "C", itd., Vrstice običajno predstavljene s številkami, 1, 2, 3 itd. tako, da na primer naslovijo svojo vrstico in stolpec "C10". Tako je na primer naslov celice v vrstici 3 in stolpcu B označen z B3.
Poleg tega imajo preglednice koncept razpona, skupine celic, ki so običajno sosednje. Na primer, lahko se nanaša na prvih deset celic v prvem stolpcu z razponom "A1: A10".
Podana celica lahko vsebuje podatke, ki jih preprosto vtipkamo, ali formulo. Formula se začne z enačajem, =, tej pa sledi izraz za izračun. Tako bi zapis "=5*C10" pomenilo, da se v dano celico vpiše vrednost celice C10, pomnožena s 5. Če ima C10 vrednost 3, bo rezultat 15. Toda C10 ima lahko tudi svojo lastno formulo, ki se nanaša na druge celice, in tako naprej.
Še en primer: Izraz "=SUM(D1:D4)" v neki celici pomeni, da naj preglednica sešteje vrednosti v celicah od D1 do D4 in rezultat vpiše v dano celico.
Uporabniki preglednice lahko prilagodijo shranjeno vrednost in opazujejo učinke na izračunane vrednosti. Zaradi tega je preglednica uporabna za analizo "kaj-če", saj je veliko primerov mogoče hitro raziskati brez ročnega preračuna. Sodobne preglednice lahko prikažejo podatke v obliki besedila in številk ali v grafični obliki.
Verjetno najbolj popularna preglednica je Microsoftov Excell. Primer prosto dostopne poenostavljene spletne preglednice (primerne za pouk)je Jexcel in ga vidimo spodaj. Če spremenimo količino nekega sadja ali njegovo ceno, preglednica takoj izračuna porabljen znesek za to sadje in celoten znesek.
|
|
|
Preglednice znajo običajno tudi urejati (sortirati) stolpce ali vrstice po
vrednosti. V spodnjem primeru z dvoklikom na glavo stolpca urediš
preglednico po danem kriteriju.
Preglednica je v bistvu predimenzioniran kalkulator!
 |
To, da obstajajo povezave med različnimi številčnimi podatki vemo, čeprav na to pogosto ne pomislimo. Vemo, da je cena avtomobila odvisna od trenutne cene železa, stroškov izdelave, davkov, dobička in še česa. Cena železa je spet odvisna od cene železove rude, stroškov predelave, stroškov dobave itd. Izračun take cene je lahko dokaj zamotan in zamuden. Preglednica lahko tako računanje avtomatizira. V preglednici moramo zapisati posamezne cene in odstotke in izračunamo končno ceno avtomobila, ne da bi se izgubljali v zapletenih računanjih. |
Seveda cene avtomobilov niso pri tem kakšna izjema. Podobno bi lahko računali, kako je z našim osebnim denarjem. V preglednico bi morali vpisati Trenutno stanje prihrankov, mesečni prihodek, vpisati zneske vseh položnic, stroške za hrano in stanovanje. Dobili bi tako, koliko denarja nam ostane. In ti podatki se iz meseca v mesec spreminjajo, računi pa v principu ostajajo enaki.
Preglednica lahko pomni vse take odvisnosti in nam računanje ponavlja hitro in povsem natančno.
 |
Seveda lahko vprašanja pišemo tudi na papir. Podatke vnašamo v preglednico, ta pa izvaja hitra računanja. Morda to izgleda podobno, kot če bi si pomagali z dobrim starim kalkulatorjem. Vendar obstaja s preglednico neka bistvena razlika. če pridemo do neke rešitve na ročni način ali s kalkulatorjem, smo rešili en konkreten problem. Preglednica pa definira splošno rešitev problema. Kaj hitro lahko ugotovimo, da si ob preglednici lahko postavljamo zanimiva vprašanja, kot na primer:
Preglednice nudijo možnost postavljanja vprašanj tipa »kaj če,...«. Posamezen podatek spremenimo in preglednica takoj izvede vse kompleksne račune in pokaže rezultat za ta primer. Hitro lahko primerjamo različne alternative in se primerno odločimo. |
Uporaba preglednic torej ni zgolj golo računanje. Je tudi razumevanje podatkov, njihovo organiziranje in prihranek na času ter boljše odločanje.
Marsikdo se sprašuje, zakaj naj bi se toliko ukvarjali s preglednicami, saj so »takooo podobne kalkulatorjem«. Pomembno je, da se moramo pri tem enkrat potruditi, pa bomo imeli kasneje večkrat olajšano delo. Dobro zasnovano preglednico lahko velikokrat uporabljamo. Morda mesece in leta. Pri tem vnašamo vanju le nove oziroma posodobljene podatke. Prihranimo si lahko veliko deset ur ponavljajočega se dela.
 |
Preglednica je le eno od orodij. Pri
večini orodij je še pomembno, ali jih lahko uporabljamo v
kombinaciji z drugimi aplikacijami. Tudi pri preglednicah imamo
tako pogosto možnost izvoza podatkov (z namenom njihovega uvoza v
kakšno drugo aplikacijo) in obratno. Zelo pogosto je format
izvoženih podatkov takoimenovani CSV (Comma Separated Values). Pri
tem so med posameznimi podatki vejice (lahko bi bilo tudi kakšno
drugo ločilo). Zgled (pri prvi preglednici): Pri prvi preglednici klikni na gumb za pretvorbo preglednice v format CSV ali JSON. Rezultat pretvorbe vidimo v tekstovnem polju in bi ga lahko preko odložišča (ne najbolj enostavno) uvozili kam drugam. |
Preglednice seveda niso čarovnija. Sproščajo nas od utrujajočega računanja. Ne odvezujejo pa nas od odgovornosti, da podatke razumemo. Povezave med podatki moramo še vedno poznati, saj moramo v preglednico vnesti ustrezne enačbe (ali pa to naredi nekdo drug namesto nas).
Morda kdo pomisli, da »računanje ni zanj«. Ta misel je napačna, saj pri delu s preglednico delamo to, kar sicer delamo vsak dan. Res je, da morda moramo globlje razumeti, kaj delamo, ni pa to nič novega.