Informatika in informacijske rešitve

Kaj se bomo v tem poglavju naučili?

Spoznali bomo definicijo informacijskega sistema. Znali bomo navesti primere  in tipe informacijskih sistemov. Spoznali bomo pomen povezovanja informacijskih sistemov. Grobo bomo znali navesti, kako pridemo do celovite informacijske rešitve.

Nekaj o informacijskih sistemih

Informacijski sistem (krajše IS) je tehnološko imlementiran način zajemanja, shranjevanja , posredovanja podatkov oziroma informacij in priprave na odločanje na osnovi teh informacij.

Tehnologija, ki jo potrebujemo za implementacijo informacijskega sistema, ni nujno računalniška tehnologija, čeprav danes brez računalnika praktično ne gre nikjer.

V skladu z zgornjo definicijo bi predstavljal (osebni) informacijski sistem že naš notesnik. Po drugi strani obstaja cela vrsta računalniških aplikacij, ki tej definiciji informacijskega sistema ne ustreza. Tipičen primer so takoimenovani vgrajeni sistemi (embedded systems), kot so na primer mikroprocesorji v pralnem stroju, avtomobilu in vrsti drugih naprav.



Informacijski sistem  sestavljajo:  ljudje, podatki, procesi, vmesniki, omrežje in tehnologija,  ki vzajemno delujejo s ciljem izboljšanja  vsakodnevnih poslovnih operacij (obdelava podatkov)  in podpore pri reševanju problemov in odločanja, ki je v pristojnosti vodstva (informacijska podpora)


Glede na problemsko področje (takoimenovano domeno) poznamo več vrst informacijskih sistemov. Naštejmo le  nekaj primerov:

 Spodnji sliki prikazujeta primere organiziranosti šolskega informacijskega sistema in geografskega informacijskega sistema.

Poenostavljen informacijski sistem šole

Primer geografskega informacijskega sistema



Računalniška aplikacija je  računalniška rešitev za podporo pri rešitvi enega ali več poslovnih problemov.  Informacijski sistem (IS) je običajno podprt z eno ali več računalniških aplikacij (ni pa nujno).

Glede na namembnost ali uporabnost delimo računalniške aplikacije na horizontalne in vertikalne. Vertikalne aplikacije so povsem usmerjene v neko aplikacijsko področje ( na primer bančništvo, gradbeništvo ipd). Lahko jih tako uporabimo le na istem področju.

V razliko od tega so horizontalne aplikacije take, da niso vezane na neko konkretno uporabno področje. Tipičen primer vodoravnih aplikacij so tako različni pisarniški paketi, kot swta Microsoft Office ali OpenOffice.


 

Vrste informacijskih sistemov

Poleg  že prej omenjene razvrstitve informacijskih sistemov glede na problemsko področje, ki ga pokrivajo,  jih lahko razvrstimo tudi glede na nivoje funkcij, ki jih opravljajo oziroma, komu so namenjeni:

Primeri takih informacijskih sistemov so:

  • Pisarniški informacijski sistemi
  • Osebni informacijski sistemi in sistemi za podporo dela v skupinah
  • Transakcijski sistemi
  • Upravljalski informacijski sistemi
  • Sistemi za podporo odločanju
  • Ekspertni sistemi

Pisarniški informacijski sistemi podpirajo različne pisarniške procese v namene izboljšanja razdelitve in poteka dela ter komunikacije med zaposlenimi. Tipično vsebujejo računalniške aplikacije, ki omogočajo urejanje besedil, elektronska sporočila, sklicevanje sestankov ter elektronsko shranjevanje in ponovno uporabo dokumentov,

Osebni informacijski sistemi in sistemi za podporo dela v skupinah naj bi izboljšali produktivnost posameznika. Navadno uporabljamo osebne računalnike, ki so povezani v lokalne mreže in na internet. Računalniške aplikacije so urejevalniki besedil, preglednice, manjše podatkovne baze. Podporo dela v skupini dosežemo z elektronsko pošto, avdio-video kominikacijskimi programi in s programi za skupinsko izmenjavo dokumentov. V  primerjavi s pisarniškimi operacijskimi sistemi lahko gledamo na te informacijske sisteme kot na nekakšno nadgradnjo. Uporabniki takih sistemov so običajno računalniško bolj napredni.

 

Transakcijski sistemi so informacijski sistemi, ki zajemajo in obdelujejo podatke o poslovnih transakcijah (sistemi za obdelavo podatkov). Poglejmo nekaj primerov transakcij: nakup, naročilo, rezervacija, registracija, jamstvo, pošiljka, račun, plačilo. Vidimo, da take transakcije srečujemo tudi pri vsakdanjem delu praktično na vsakem koraku, od obiska trgovine, organizacije potovanj, obiska gledaliških predstav itd. Seveda so transakcijski sistemi tudi pomemben del poslovanja organizacij.

 

 

Upravljalski informacijski sistemi  (management Information Systems, MIS) so tipično računalniško podprti in namenjeni  poročanju vodstvenim strukturam  neke organizacije. Osnova vsemu so podatkovne baze, ki se polnijo s podatki o transakcijah. Znan problem računalniške podpore je, da lahko pride do generiranja gore papirja in nepreglednih podatkov. Pri posredovanju podatkov vodstvu običajno uporabljamo dogovorjeno obliko. Vodstvene strukture tako lahko dobivajo zgoščene ali podrobne podatke in na tej osnovi planirajo zaloge in druge materialne potrebe. Vodstvo dobiva poročila po potrebi ali v dogovorjenih intervalih, na primer  tedensko, mesečno ali letno.

 

Sistemi za podporo odločanja omogočajo obdelavo in prikaz podatkov  v obliki, primerni za (pogosto strateške) odločitve vodstva. Tipična programska orodja so preglednice, programi za statistično analizo in programi za podporo odločanju. Uporabljajo lahko tudi posebne podatkovne baze, imenovane podatkovna skladišča: Govorimo o rudarjenju podatkov (data mining), pri čemer prihaja do avtomatiziranega iskanja podatkov in vzorcev iz zelo obsežnih podatkovnih baz. Računalniške tehnike temeljijo običajno na statistiki in razpoznavanju vzorcev.

 

Ekspertni sistemi so računalniške aplikacije, ki poleg podatkov zajemajo tudi znanje ekspertov. Na podlagi podatkov in znanja lahko ekspertni sistemi rešujejo preprosto težko rešljive probleme. Poznamo ekspertne sisteme v medicini, bančništvu, meteorologiji, rudarstvu itd.

 

Povezanost informacijskih sistemov

Seveda posamezni oddelki neke organizacije niso sami sebi namen. Isto velja tudi za vodstvo. Zato posamezni informacijski (pod)sistemi niso izolirani temveč potekajo med njimi povezave, kot to ponazoruje spodnja slika.

 Primer povezanosti informacijskih podsistemov:


Razvoj celovite informacijske rešitve

Nepovezane aplikacije so ovira za učinkovitejše izvajanje poslovnih procesov v organizaciji. Možnih je več načinov integracije, od fizičnih prenosov podatkov,  preko elektronske izmenjave podatkov, skupnega vmesnika več aplikacij do modeliranja poslovnih procesov.

Pomemben element integracije je elektronski zajem, pošiljanje in prejem podatkov.  Tako omogočimo zanesljivo, fleksibilno in dobro nadzorljivo delovanje, ter zadovoljitev vseh potreb po elektronski izmenjavi podatkov. Elektronska izmenjava podatkov ima obilo prednosti pred drugimi načini izmenjave podatkov:

Prednosti uporabe elektronske izmenjave podatkov v poslovnem procesu pa so možne le, če sistem elektronske izmenjave podatkov ustreza naslednjim pogojem:

Med oblikami  integracije informacijskih (pod)sistemov srečamo tudi neposredno souporabo podatkovnih baz. To ponazarja tudi prejšnja slika.  Ta souporaba temelji na dostopu do  tabel v bazi podatkov, pogosto z uporabo tehnologije XML. Podatki se shranjujejo na skupnem vozlišču v obliki sporočil, katera se prenašajo med različnimi aplikacijami. Tako dosežemo povezan in hkrati neodvisen način delovanje več aplikacij, primerno za uporabo v podjetju ali med podjetji.

Integrirane informacijske rešitve, bolj znane pod angleško kratico ERP (Enterprise resource planning), so se pojavile že  konec 90tih let. Aktualnost teh rešitev se s časom ni zmanjšala, celo obratno, ERP rešitve so vedno bolj aktualne.

Vrednotenje predstavljene rešitve informacijskega sistema

Vrednotenje IS zahteva poleg osnovnega obravnavanja neposrednih stroškov tudi upoštevanje posrednih - skritih stroškov ter predvsem ugotavljanje dodane vrednosti, ki jo le-ta vnaša v poslovanje.

Pri tem uporabljamo tudi primerjanje s sorodnimi informacijskimi sistemi. Da bi zagotovili ustrezno primerljivost, moramo upoštevati še zlasti stopnjo zrelosti poslovnih sistemov (PS) in stopnjo razvitosti informacijske tehnologije (IT).

Pogoj za uspešno primerjanje IS so v naprej postavljena objektivna merila, ki morajo zagotavljati primerljivost opazovanih subjektov. Objektivno vrednotenje informacijskega sistema v okviru celotnega poslovanja naj bi upoštevalo naslednje vidike:

Stopnjo zrelosti IS določa tehnološka stopnja razvitosti IT in način njene uporabe v PS. Na vsaki stopnji zrelosti IS različno obravnavamo celotni (računalniško podprt) IS in s tem v zvezi različno vrednotimo IS ter različno razvojno-strateško ukrepamo. Z razvojem IT je mogoče z njo podpreti in s tem integrirati vedno več področij poslovanja. To ima za posledico, da obravnavamo IS vedno bolj kompleksno.


Pomen IT pri skupinskem reševanju  problemov

Spomnimo se, da je »informacijska tehnologija«  izraz, ki opisuje kombinacijo  računalniških tehnologij (strojna oprema in  programska oprema) ter  telekomunikacijskih tehnologij ( prenos podatkov, slik, zvoka).

 

Ker bomo govorili o informacijskih tehnologijah kot podpori skupinskemu delu, ne smemo pozabiti na infrastrukturo, ki omogoča varno uporabo tehnologij. To pa so sistemi za oddaljeni dostop do računalnikov, požarni zidovi, sistemi za odkrivanje vdorov in sistemi za odpravljanje težav, ki po takem vdoru nastanejo.

Po drugi strani moramo razumeti, katere vrste skupin naj bi upoštevali:
  • Vodstvene (hierarhične) skupine
  • Delovna srečanja in odbori
  • Projektne skupine in delovne skupine (zadolžene za določeno nalogo)
  • Omrežja za izmenjavo informacij
  • Skupine za poslovno sodelovanje
  • Skupine administratorjev
  • Socialna omrežja

Informacijsko komunikacijska podpora sodelovanju teh skupin zajema tudi primerno programsko opremo, ki ji v angleščini pravimo »groupware«.  

Računalniške aplikacije »groupware« lahko klasificiramo na naslednji način:

 

Tovrstne računalniške aplikacije morajo upoštevati, ali skupine sodelujejo sočasno ali ob različnih časih. Upoštevati morajo tudi, ali skupine sodelujejo na istem mestu, ali pa so prostorsko narazen.


 

Isti prostor

Različen prostor

Isti čas

Elektronska srečanja
Elektronska tabla
Souporaba zaslonov
Viharjenje
Odziv občinstva

Videokonference
Podpora pogovoru
Sodelavno načrtovanje
Skupinski urejevalniki

Različen čas

Načrtovalska orodja s souporabljenimi datotekami

Strukturiran potek dela (workflow)
Elektronska pošta
Elektronski plakati
Informacijski strežniki



Programska oprema za strukturiran potek dela (workflow software) naj bi nudila naslednje:

  • Avtomatizacija načrtovanja in administracije delovnih nalog
  • Usmerjanje dokumentov k pravim osebam
  • Pozivanje pomembnih orodij (za procesiranje transakcij, urejevalniki)
  • Spominjanje osebja o neopravljenih nalogah
  • Poročanje o statusu
  • Zmanjšanje stroškov delovanja in stroškov IT
  • Večjo učinkovitost dela
  • Večjo vidnost delovnih procesov, lažje izboljšave